So viele Dinge hätten schief gehen können, als die Center Street Pharmacy in 10 Langzeitpflegeeinrichtungen gleichzeitig von der Demontage einer älteren ADC-Plattform (Automated Dispensing Cabinet) auf das NexsysADC-System umgestellt hat.
Das Projekt fand während der COVID-19-Pandemie statt.
Die Einrichtungen waren abgeriegelt.
Personalmangel war eine Konstante.
Und das Team gab sich von Anfang bis Ende nur einen Monat Zeit, um das Projekt abzuschließen.
Und doch ging zu Sara Grices angenehmer Überraschung nichts schief.
„Es war so einfach, zu Nexsys zu migrieren“, sagt Grice, VP of Pharmacy bei Center Street, einer institutionellen Apotheke in Apex, NC.
Die Center Street Pharmacy betreut eine Gruppe von Langzeitpflegeeinrichtungen im zentralen und östlichen North Carolina.
Sie beaufsichtigte das Projekt 2022 und teilte die Details eines komplexen Übergangs mit, der perfekt ausgeführt wurde.
Alte Technologie plus COVID-19-Herausforderungen
Die Center Street Pharmacy wurde 2020 eröffnet und begann mit der Bereitstellung von Medikamenten für eine Gruppe von Pflegeeinrichtungen.
Schon früh implementierte Center Street den automatisierten Ausgabeschrank von eMed Solutions.
Das System sollte die Medikamentendosen sicher aufbewahren, die das Pflegepersonal für seine geriatrischen Bewohner zur Hand haben würde.
Das System enthielt sowohl gängige Erhaltungsmedikamente als auch kontrollierte Substanzen (in der Regel zur Schmerztherapie).
Grice sagt, dass die vorherige Apothekenverwaltung eingeräumt hat, dass ihre Entscheidung, eMed Solutions zu installieren, vom Preis bestimmt war.
Kurz darauf äußerten sich die Mitarbeiter der LTC-Einrichtungen unzufrieden.
Als Grice Ende 2021 zu Center Street kam, beschloss die Apotheke, von eMed Solutions auf ein neues automatisiertes Ausgabeschranksystem umzusteigen.
„Wir stießen jetzt auf Hindernisse, die es vorher nicht gab, wie z. B. Lockdown, Personalfluktuation und Ressourcenumleitung, so dass wir die Mitarbeiter nicht persönlich in der Nutzung des Systems schulen konnten“, sagt Grice.
„Es würde keine Möglichkeit geben, einfach von einer ADC-Plattform auf eine andere umzusteigen, mit minimaler Verzögerung, Verwirrung, Infektionsausbreitung und Komplikationen … Aber wir wussten, dass wir es schaffen mussten.“
NexsysADC ausgewählt
Die Geschäftsleitung beschloss, eMed Solutions durch NexsysADC von Capsa Healthcare zu ersetzen.
Alle 10 Einrichtungen, die Center Street unterstützt, hatten in der Vergangenheit das Gen 1 ADC-System von Capsa, FirstDose, verwendet, und die Erfahrungen waren positiv.
NexsysADC war nicht die billigste Option, aber die Führungskräfte hatten mit eMed Solutions auf die harte Tour gelernt, um diesen Fehler nicht zu wiederholen.
Kreative Installation & Schulung
Alle 10 Einrichtungen in North Carolina benötigten mindestens einen ADC.
Drei der größten Einrichtungen verfügten über jeweils zwei medizinische Räume, so dass Center Street in diesen Einrichtungen einen zweiten NexsysADC-Schrank installierte.
Die Apotheke verwendete die FrameworkLTC-Software von Softwriters, und die Schnittstelle zu NexsysADC war nahtlos.
Die Ausbildung während einer Pandemie war eine große Herausforderung.
Aber Capsa Healthcare bot Schulungen in Apotheken und Pflegeeinrichtungen aus der Ferne und über vorab aufgezeichnete Hilfevideos an.
Und das Implementierungs- und Projektmanagementteam von Capsa unter der Leitung von Mike Lueck und Ciro Castro führte seinen Plan während des 1-monatigen Blitzes einwandfrei durch, der Folgendes umfasste:
„Wir haben die Schulungsvideos viel genutzt“, sagt Grice.
„Es gab keine Möglichkeit, einen traditionellen persönlichen Rollout durchzuführen, und ich danke dem Capsa-Team dafür, dass es so kreativ und reaktionsschnell war.“
Center Street verbrachte die nächsten Monate damit, eigene Anpassungen und Anpassungen an der hochflexiblen NexsysADC-Plattform vorzunehmen.
Das Apothekenteam hat sich auf die Berichte und Daten verlassen, um den gesamten Medikamentenbestand, die Verfallsdaten und den Zugang zur Pflege genau zu überwachen.
Positive Ergebnisse
Die Center Street Pharmacy hat ihre Kosten für den Bereitschaftsdienst seit der Installation der Nexsys-Schränke um 30 % gesenkt.
Die meisten Medikamentendosen sind vor Ort, wenn das Pflegepersonal sie für den unmittelbaren Bedarf eines Bewohners benötigt.
Dies verschafft der Apotheke während der normalen Geschäftszeiten viel Zeit, um die Medikamentenlieferung des Bewohners anzupassen.
Die Center Street Pharmacy konnte vermeiden, dass Apothekenpersonal über Nacht zur Verfügung stand, wodurch eine Überauslastung der Bereitschaftsdienste verringert wurde.
„Das hat enorm viel Geld gespart“, sagt Grice.
Das Auffüllen von NexsysADC-Schränken ist einfacher als bei den eMed Solutions-Schränken, bei denen einzelne Patronen geladen werden mussten.
Jetzt lagert die Apotheke vor und eine Krankenschwester in jeder Einrichtung kümmert sich physisch um die Beladung, indem sie den Anweisungen auf dem Bildschirm folgt.
Das System ermöglicht es Center Street, den Medikamentenbestand an den laufenden Bedarf jeder Einrichtung anzupassen und zu ändern.
„Nicht alle 10 Einrichtungen erhalten die gleichen Medikamente, und wir mögen die Möglichkeit, schnell anzupassen, was sich darin befindet und was wir auffüllen“, sagt Grice.
Die Schulung von Krankenschwestern – sei es für einen neuen Mitarbeiter oder eine Auffrischung für eine bestimmte Operation auf NexsysADC – ist mit der vollständigen Bibliothek von Hilfevideos einfach.
„Das war in vielerlei Hinsicht unorthodox, wegen unserer aggressiven Zeitpläne und der überhängenden COVID-19-Herausforderungen“, sagt Grice.
„Aber ich bereue es nicht, wie Capsa und unsere Apothekenmitarbeiter den Übergang zu NexsysADC geschafft haben. Es war überraschend einfach, von Anfang bis Ende.“
Center Street Pharmacy im Detail
